Assistante Direction des Ecoles H/F

  • CDI Temps plein
  • Puteaux, 92800, France
  • Publié le - réf. 4lmucj

Rattachée au Directeur des Ecoles Supérieure de l’Alternance et Ecole de Formation des Managers, vous centralisez les informations pour organiser, coordonner les différents évènements et activités au sein de la Direction.

Le poste proposé

Concrètement, vos missions consistent à :

Assurer l’administration et le secrétariat de la Direction :

  • Gestion d’agendas et organisations de réunions et séminaires (planification et organisation des déplacements)
  • Préparation des réunions : ordres du jour, supports associés et comptes rendus de réunion
  • Gestion des informations et communication pour relayer les informations auprès des interlocuteurs, rédaction de notes et d’e-mail…
  • Accueil des visiteurs : accueil et renseignement des interlocuteurs de la Direction (accueil physique, téléphonique ou courriel)
  • Suivi de budget : demandes d’achats, suivi de facturation, budget de fonctionnement….

Participer aux différents projets et activités d’appels d’offres et de référencement

  • Renseigner les tableaux de suivis
  • Constituer les dossiers administratifs et leur suivi
  • Contribuer à la constitution de dossiers de réponses aux appels d’offre
  • Assurer les référencements et leur suivi sur les plateformes de nos clients ou partenaires
  • Apporter le support bureautique dans l’élaboration des documents de présentation

 Administrer les systèmes d’informations liées à votre activité

  • Appliquer le système Qualité en mettant en œuvre le suivi des indicateurs, les plans d’actions et participer à l’amélioration continue en vue des différents audits (internes et externes)
  • Renseigner le système d’information et l’environnement numérique de travail (ENT) : publications et diffusions de documents dans l’ENT, renseigner les bases de données….

Le profil souhaité

De formation Bac +2 ou plus, vous disposez d’une expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire.

 

Qualités recherchées :

On vous reconnait de véritables qualités d’organisation, de discrétion, d’autonomie, de rigueur et d’un respect sans faille de la confidentialité.

Vous êtes force de proposition dans la recherche de solutions et d’amélioration.

Enfin, vos qualités relationnelles de diplomatie et d’écoute contribuent à la bonne circulation des communications et à un climat de travail de qualité.

 

Compétences requises :

  • Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques (suite office) et êtes à l’aise avec l’outil numérique
  • Vous disposez d’excellentes qualités d’expression écrite et orale : esprit de synthèse pour la prise de note rapide et la rédaction de comptes rendus
  • Vous maitrisez l’anglais oral et écrit pour assurer les relations éventuelles avec nos partenariats à l’international.